勘測設計檔案庫房密集架企業(yè)數(shù)字 檔案室建設的必要性分析

引言

隨著網(wǎng)絡和信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能的研究應用越來越深入，我國企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設正在有序推進。以“檔案”、“用戶需求”、“信息服務”作為關(guān)鍵詞，在CNKI數(shù)據(jù)庫中進行篇名組合檢索、主題組合檢索，共得到最近十年發(fā)表在核心期刊上的140余篇文獻，這些文獻主要對檔案館(室)服務能力的基本內(nèi)容、服務方式、影響因素、存在的問題、評價、提升策略等方面進行了廣泛探索。

然而，目前國內(nèi)學者大多停留在對公共檔案館、高校檔案館的研究上，企業(yè)數(shù)字檔案室仍在建設實踐中摸索前行，總體上處于起步階段，而對于勘測設計行業(yè)設計類企業(yè)檔案全流程管理、基于BIM技術(shù)的檔案接收保管和利用模式等研究較少。

勘測設計企業(yè)在數(shù)字化、信息化過程中積累了大量數(shù)字檔案資源。同時，伴隨網(wǎng)絡環(huán)境的成熟以及新媒體的廣泛應用，檔案在勘測設計、成果增加出版、職稱評審、項目申報、工程回訪等所起的作用越來越突出，勘測設計人員對數(shù)字檔案服務提出了更高的要求。

由此，大量的數(shù)字檔案資源建設與有限的網(wǎng)絡化服務形成了矛盾。另外，企業(yè)檔案室作為檔案管理最基本的部門，是職工群眾了解檔案、認識檔案、使用檔案的窗口。加強企業(yè)數(shù)字檔案室建設，事關(guān)檔案服務的提質(zhì)增效，事關(guān)企業(yè)轉(zhuǎn)企改制、繁榮發(fā)展。按照國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，要求全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化;創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。因此，數(shù)字檔案館(室)建設已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。

一、檔案管理優(yōu)化升級的途徑

傳統(tǒng)的檔案管理模式在初級信息化條件下，未能充分發(fā)揮信息化帶給檔案管理的效能提升，在業(yè)務管理的各個環(huán)節(jié)需要大量的人力與時間來完成，尤其是信息化技術(shù)條件下傳統(tǒng)檔案管理不能有效滿足企業(yè)降本增效、高效提供信息資源利用支持、精益化業(yè)務流程管理能力提升的多樣需求，尤其是隨著勘測設計企業(yè)承接工程項目的增多，檔案數(shù)量以每年幾萬卷的速度增加，且工程設計檔案大部分都需要永久保存，所需空間資源大幅增加，庫房空間無法滿足需要，導致檔案庫房負荷過大。 

再加上，隨著建筑信息模型(BuildingInformationModeling，簡稱BIM)技術(shù)的深入發(fā)展，越來越多的建設工程項目使用了BIM技術(shù)，過程中誕生了大量的三維數(shù)據(jù)，BIM的多元化數(shù)據(jù)對檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。在此基礎上，如何通過企業(yè)數(shù)字檔案室建設，促進企業(yè)檔案管理模式優(yōu)化升級，滿足日益多樣化、復雜化的檔案服務需求與業(yè)務精益化目標實現(xiàn)條件，是我們開展數(shù)字檔案室建設的重要著眼點。

二、實現(xiàn)電子文件前端控制的重要手段

前端控制是文件生命周期理論的重要內(nèi)容，文件的形成是前端，歸檔、鑒定、整理、保管等是后端，永久保存或銷毀是末端。由于電子文件的易更改性，電子文件顯得“稍縱即逝”，檔案人員若不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在，故前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全的重要保障。根據(jù)電子文件的特點和管理要求，建設數(shù)字檔案室，形成一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到歸檔，再到永久保管或銷毀的整個生命周期進行管理，監(jiān)控和記錄該電子文件創(chuàng)建、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等一切操作過程，將電子文件中不可視的部分變?yōu)榭梢暤脑獢?shù)據(jù)保存下來，同時，元數(shù)據(jù)不間斷地對電子文件的物理管理進行自我記錄。這些管理和追蹤記錄，對于證明電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性極其重要。