檔案庫(kù)房密集架監(jiān)控系統(tǒng)介紹

二、規(guī)范的主要內(nèi)容

從結(jié)構(gòu)上看，規(guī)范包括 7 章 51 個(gè)條目(其中二級(jí)條目22個(gè)，三級(jí)條目29個(gè))，以及4個(gè)資料性附錄。

規(guī)范的內(nèi)容主要包括：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、總則、收集、整理與著錄、歸檔與管理。下面分別

介紹其中的主要內(nèi)容。

第一，規(guī)范規(guī)定了“模擬信號(hào)錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求”。各級(jí)各類社會(huì)組織形成的錄音錄像檔案的管理，都可適用該標(biāo)準(zhǔn)。

第二，明確了制訂規(guī)范所采用的、適用于該標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性引用文件。其中包括：《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38—2008)、《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》(DA/T 58—2014)、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62—2017)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63—2017)、《電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤(BDGR)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 74—2019)、《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范》(DA/T 75—2019)等推薦標(biāo)準(zhǔn)。

第三，對(duì) 9 個(gè)與錄音錄像文件和錄音錄像檔案有關(guān)的專業(yè)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行了命名(包括中文名稱和英文名稱)和定義。這些術(shù)語(yǔ)包括：錄音錄像文件、錄音錄像電子文件、錄音錄像檔案、件、歸檔、模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本、模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化、原始載體、離線備份載體。

同時(shí)，規(guī)范規(guī)定《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)、《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》(DA/T58—2014)《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63—2017)“界定的術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件”。規(guī)范所定義的9個(gè)專業(yè)術(shù)語(yǔ)中，有四個(gè)改寫自其他標(biāo)準(zhǔn)，5個(gè)屬于自定義術(shù)語(yǔ)。

第四，規(guī)范的“總則”部分，對(duì)各單位錄音錄像文件的歸檔范圍，錄音錄像檔案管理的基本原則、技術(shù)支撐，以及錄音錄像檔案的形成部門、檔案部門、信息化部門和保密部門的制度建設(shè)、責(zé)任分工等，做了總述。

規(guī)范規(guī)定“各單位在履行職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)及時(shí)歸檔”;各單位“應(yīng)遵循集中管理、過程管理、便于利用、安全保密的基本原則，從技術(shù)與管理兩個(gè)方面采取措施確保錄音錄像檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”;

各單位“應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行集中管理和全程管理，電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、管理和安全防范應(yīng)按照 GB/T 18894—2016 的要求執(zhí)行”;各單位應(yīng)建立管理制度，明確相關(guān)部門的職責(zé)，其中“錄音錄像文件形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、著錄和歸檔等工作”;

檔案部門負(fù)責(zé)制定錄音錄像檔案管理制度，指導(dǎo)形成部門按要求做好錄音錄像文件收集、整理、著錄和歸檔工作，負(fù)責(zé)接收歸檔的錄音錄像文件和錄音錄像檔案保存、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等管理工作;

信息化部門負(fù)責(zé)為錄音錄像文件歸檔和錄音錄像檔案管理提供信息化技術(shù)支持;保密部門負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密錄音錄像檔案的保密管理。另外，規(guī)范的“總則”部分還特別強(qiáng)調(diào)了“保密管理”，明確要求“涉密錄音錄像檔案管理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)保密管理的規(guī)定”。

第五，規(guī)范的第 5 章說明和規(guī)定了錄音錄像文件的收集范圍與收集要求。錄音錄像文件的收集范圍可包括四種類型的文件，即記錄本單位主要職能和基本歷史面貌且具有保存價(jià)值的錄音錄像文件，記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光、民風(fēng)民俗和人物宣傳的錄音錄像文件，執(zhí)法部門或司法部門職能活動(dòng)形成的錄音錄像文件，以及其他具有保存價(jià)值的錄音錄像文件。

為了體現(xiàn)“以我為主”的收集思想，規(guī)范還細(xì)化了記錄本單位主要職能和基本歷史面貌且具有保存價(jià)值的錄音錄像文件的收集范圍，明確了 4 類錄音錄像文件的收集范圍。

其中包括：記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的工作活動(dòng)、重要會(huì)議、外事活動(dòng)、重點(diǎn)工程、重要人物等的錄音錄像文件，辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、體育與社會(huì)事業(yè)等重大活動(dòng)的錄音錄像文件，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物來本單位檢查、視察、調(diào)研等工作或參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)重大活動(dòng)的錄音錄像文件，組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件等錄音錄像文件。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的細(xì)化，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的適用單位來說是非常有利的。 規(guī)范的5.1“收集范圍”實(shí)際上說明了錄音錄像文件的歸檔范圍。

規(guī)范的 5.2“收集要求”實(shí)際上說明了錄音錄像文件的歸檔質(zhì)量要求。其中包括1項(xiàng)一般要求和6項(xiàng)具體要求。歸檔保存的錄音錄像文件的一般質(zhì)量要求是：“應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰”。歸檔保存的錄音錄像文件的具體質(zhì)量要求包括：

(1)經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存，錄像電子文件應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動(dòng)時(shí)序與客觀事實(shí)編輯制作的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存。

(2)在保證錄音錄像電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，經(jīng)過系統(tǒng)整理、著錄后再歸檔。

(3)應(yīng)對(duì)模擬信號(hào)錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字副本，按照6.2明確的要求進(jìn)行著錄，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前處理、信息采集、數(shù)字化成果驗(yàn)收等按照 DA/T 62—2017 的有關(guān)要求執(zhí)行。

(4)有多件錄音錄像電子文件反映相同場(chǎng)景或主題內(nèi)容的，應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構(gòu)圖平衡的歸檔。

(5)應(yīng)以通用或開放格式收集、存儲(chǔ)并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為 WAV、MP3、AAC 等，音頻采樣率不低于 44.1kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI 等，視頻比特率不低于 8Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。

(6)重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過程中形成的各種文字材料、重要實(shí)物等應(yīng)與相應(yīng)的錄音錄像文件一并收集、歸檔，包括公文、活動(dòng)日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料、名冊(cè)、簽名冊(cè)、座次表、宣傳冊(cè)、活動(dòng)標(biāo)志、成立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)印章、證件、禮品、紀(jì)念章、場(chǎng)館設(shè)計(jì)圖等。

采樣頻率，也稱為采樣速度或者采樣率，定義了每秒從連續(xù)信號(hào)中提取并組成離散信號(hào)的采樣個(gè)數(shù)，它用赫茲(Hz)來表示。44.1kHz就是44100赫茲。

采樣頻率是指計(jì)算機(jī)每秒采集信號(hào)樣本的數(shù)量。采樣頻率越高，在單位時(shí)間內(nèi)計(jì)算機(jī)得到的樣本數(shù)據(jù)就越多，對(duì)信號(hào)波形的表示也越精確, 但占用的存儲(chǔ)空間也會(huì)越大。根據(jù)奈奎斯特理論，只有采樣頻率高于原始信號(hào)最高頻率的兩倍時(shí)，才能把數(shù)字信號(hào)表示的信號(hào)還原成為原來的信號(hào)。

視頻比特率是指每秒傳送的比特(bit)數(shù)。單位為bps(Bit Per Second)，比特率越高，每秒傳送數(shù)據(jù)就越多，畫質(zhì)就越清晰。Mbps 是 Million bits per second 的縮寫，是一種傳輸速率單位，指每秒傳輸?shù)奈?比特)數(shù)量。1Mbps代表每秒傳輸1000000位(bit)，即每秒傳輸?shù)臄?shù)據(jù)量為：1000000/8=12500Byte/s。

第六，規(guī)范的第6章規(guī)定了錄音錄像文件的整理和著錄工作的一般要求和工作內(nèi)容。規(guī)范對(duì)錄音錄像文件提出的一般整理要求是：

(1)以件為管理單位整理錄音錄像電子文件，整理結(jié)果應(yīng)能保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，通過規(guī)范命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數(shù)據(jù)之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于利用和長(zhǎng)期保存;

(2)應(yīng)按錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)時(shí)間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規(guī)則為其編號(hào)并標(biāo)示。

規(guī)范對(duì)歸檔的錄音錄像文件的保管期限劃分要求是：對(duì)記錄同一工作活動(dòng)和主題的錄音錄像文件統(tǒng)一劃分保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年，國(guó)家或行業(yè)主管部門有專門規(guī)定的，應(yīng)從其規(guī)定。規(guī)范對(duì)歸檔的錄音錄像文件的分類要求是：可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對(duì)錄音錄像文件進(jìn)行分類。規(guī)范對(duì)歸檔的錄音錄像文件的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)與排序要求是：

(1)應(yīng)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中按分類類目(年度、保管期限)等逐級(jí)建立、命名文件夾，在最低一級(jí)分類類目文件夾集中存儲(chǔ)應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件，由電子檔案管理系統(tǒng)或操作系統(tǒng)自動(dòng)排序，保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。

(2)需以離線方式歸檔的，應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)文件大小、載體容量等因素適時(shí)制作離線歸檔載體，將應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數(shù)據(jù)等按原有存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)復(fù)制到一次寫光盤或移動(dòng)硬盤，并按規(guī)則為離線歸檔載體編號(hào)、標(biāo)示。

規(guī)范對(duì)與歸檔的錄音錄像文件密切相關(guān)的重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過程中形成的文字材料、重要實(shí)物等，也提出了原則性要求，即“宜按文書檔案有關(guān)要求進(jìn)行整理、編目并歸檔保存”。

規(guī)范對(duì)應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件的著錄要求是：

(1)按照《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 63—2017)的有關(guān)要求，基于電子檔案管理系統(tǒng)或使用 ET(ET 是金山辦公軟件 WPS office 的表格文檔文件后綴名)、XLS 格式通用電子表格進(jìn)行著錄，對(duì)錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)進(jìn)行描述，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

(2)在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，完成模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本的著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等工作。

規(guī)范提出了歸檔的錄音錄像電子文件的 16 個(gè)基本著錄項(xiàng)，包括計(jì)算機(jī)文件名、題名、責(zé)任者、攝錄者、攝錄日期、時(shí)間長(zhǎng)度、計(jì)算機(jī)文件大小、年度、工作活動(dòng)名稱、工作活動(dòng)描述、保管期限代碼、密級(jí)、原始載體編號(hào)、檔案門類代碼、參見號(hào)和著錄者。規(guī)范要求對(duì)每一件歸檔錄音錄像電子文件進(jìn)行著錄，著錄格式按照《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 63—2017)中相應(yīng)元數(shù)據(jù)的著錄說明執(zhí)行。

第七，規(guī)范的第 7 章說明了錄音錄像文件的歸檔和錄音錄像檔案的管理要求和管理內(nèi)容。規(guī)范對(duì)錄音錄像文件的歸檔要求是：

(1)歸檔時(shí)間—自錄音錄像文件形成起 3 個(gè)月內(nèi)向檔案部門歸檔，最遲不能超過形成后的次年6月。

(2)歸檔方式—可采用在線和離線等兩種歸檔方式�；陔娮訖n案管理系統(tǒng)整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式歸檔;記錄或存儲(chǔ)錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)的原始載體以離線方式歸檔。

(3)歸檔程序—按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)中 8.1 給出的電子文件歸檔程序和要求實(shí)施錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔，包括清點(diǎn)、鑒定、登記和填寫《錄音錄像文件歸檔登記表》等步驟。采用在線方式歸檔的，應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔程序;

以離線方式歸檔的，由交接雙方借助專用計(jì)算機(jī)手工完成相關(guān)步驟(包括清點(diǎn)、核實(shí)錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲(chǔ)的錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)數(shù)量的一致性;清點(diǎn)、核實(shí)原始載體編號(hào)與標(biāo)示、原始載體是否完好無(wú)損并可正常使用;清點(diǎn)、核實(shí)重大活動(dòng)文字材料、重要實(shí)物的數(shù)量;鑒定、檢測(cè)錄音錄像電子文件格式、著錄的規(guī)范性，錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計(jì)算機(jī)病毒;

以離線方式歸檔的，完成清點(diǎn)、鑒定工作后，應(yīng)將錄音錄像電子文件及目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)并掛接，建立錄音錄像文件與目錄數(shù)據(jù)的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系;由電子檔案管理系統(tǒng)為錄音錄像電子文件賦予唯一標(biāo)識(shí)符，并在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄歸檔登記行為，采集基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，生成固化信息;應(yīng)采集的基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)應(yīng)符合《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 63—2017)的規(guī)定，基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)與《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 62—2017)第 9章所述技術(shù)參數(shù)對(duì)應(yīng)關(guān)系參見規(guī)范的附錄表C.3;填《錄音錄像文件歸檔登記表》，辦理歸檔手續(xù)，等等)。

規(guī)范還推薦了錄音錄像檔案的兩種檔號(hào)編制形制，即“全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-件號(hào)”和“全宗號(hào)-檔案門類代碼·保管期限代碼-年度-件號(hào)”。各單位在完成檔號(hào)編制后，應(yīng)利用電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)使用檔號(hào)為錄音錄像電子檔案重新命名，并更新計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)值。

規(guī)范對(duì)錄音錄像電子檔案的存儲(chǔ)與備份，提出了推薦性的要求。各單位應(yīng)與其他門類電子檔案一并規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)錄音錄像電子檔案及其元數(shù)據(jù)的在線存儲(chǔ)與備份系統(tǒng)，實(shí)施在線存儲(chǔ)與近線備份、離線備份，開展日常管理和運(yùn)行維護(hù)。具體要求按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38—2008)、《電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤(BDGR)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 74—2019)、《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范》(DA/T 75—2019)執(zhí)行。

規(guī)范對(duì)錄音錄像電子檔案的轉(zhuǎn)換和遷移的推薦性要求是：當(dāng)出現(xiàn)在線存儲(chǔ)系統(tǒng)需更新?lián)Q代、經(jīng)檢測(cè)離線備份載體達(dá)到或超過三級(jí)預(yù)警線、錄音錄像電子檔案的存儲(chǔ)格式即將淘汰等需求或情況時(shí)，應(yīng)對(duì)錄音錄像電子檔案或存儲(chǔ)載體實(shí)施轉(zhuǎn)換或遷移。具體要求按照 GB/T18894—2016 第 10 章的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行�！峨娮游募䴕w檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38—2008)的 11.1 和11.2對(duì)歸檔光盤的三級(jí)預(yù)警和性能檢測(cè)，也做出了明確的技術(shù)指標(biāo)規(guī)定。

規(guī)范對(duì)錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管要求是：應(yīng)在檔案庫(kù)房配備檔案柜等裝具，對(duì)錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體進(jìn)行集中保管。除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管還應(yīng)符合

(1)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

(2)裝盒，豎立存放，避免擠壓;

(3)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離;

(4)保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤 17℃～20℃，磁性載體 15℃～27℃，24 小時(shí)內(nèi)溫度變化分別不得超過±2℃、±3℃;相對(duì)濕度選定范圍：光盤20%～50%，磁性載體40%～60%，24小時(shí)內(nèi)相對(duì)濕度變化不得超過±5%。

規(guī)范對(duì)錄音錄像檔案的利用工作提出了原則性要求，即“利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行檢索和利用，未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制。記錄了人物影像、在版權(quán)保護(hù)期內(nèi)的錄音錄像檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定”。

規(guī)范對(duì)錄音錄像檔案的統(tǒng)計(jì)工作提出的推薦性要求是：“按照國(guó)家有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作要求和本單位實(shí)際開展錄音錄像檔案室藏量、利用、移交等情況的統(tǒng)計(jì)�？砂礄n案門類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、字節(jié)數(shù)、時(shí)間長(zhǎng)度等計(jì)量單位對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。”規(guī)范對(duì)錄音錄像檔案的移交工作提出的推薦性要求是：“屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的錄音錄像檔案，應(yīng)依法按期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;符合移交進(jìn)館要求的錄音錄像電子檔案自形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，具體要求按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)第10章并參見《電子檔案移交與接收辦法》執(zhí)行。”